¿Cómo reflejar la devolución de dinero (de una venta anulada total o parcialmente) en el cierre de caja?

El cierre de caja tiene como objetivo principal reflejar el efectivo recaudado en el día a través de las ventas.

Ahora, qué pasa cuando un cliente quiere anular la compra o devolver algún producto ¿Cómo se puede reflejar esta devolución en el cierre de caja?

En relBase la única forma de saber si se realizó una devolución de efectivo al cliente, es mediante una nota de crédito de devolución. 

Por ejemplo, la siguiente boleta es por un total de $4.760 por la venta de dos productos de $2.380 c/u (pagada en efectivo).

Figura 1. Boleta realizada.

Si el cliente devuelve uno de los dos productos o toda la mercadería y debemos realizar una devolución de dinero en efectivo, desde relBase se debe realizar una nota de crédito de devolución.

(Seguir los pasos indicados en el instructivo nota de crédito de devolución)

Al momento de realizar la devolución, aparecerá el formulario a continuación, donde debe:

Figura 2. Formulario de devolución de la venta.

• 1: Seleccionar la boleta o factura que deseamos realizar la devolución.
• 2: Indicar cantidad a devolver.
  • Si devuelve toda la mercadería, se anulará la venta y se creará una nota de crédito de anulación.
  • Si devuelve parcialmente, se realizará una nota de crédito de descuento.
• 3: Seleccionar "Devolución efectivo", como tipo de devolución (¡Importante! Al realizar esta acción, hacemos saber a relBase que se devolvió dinero en efectivo al cliente).
• 4: Indicar alguna observación de la devolución.

En este ejemplo, estamos realizando una devolución parcial por $2.380 (cliente devuelve un producto), por lo tanto, la boleta queda con la nota de crédito de descuento asociada:

Figura 3. Nota de crédito de descuento a la boleta.

Como la venta original ya fue pagada por un total de $4.760 en efectivo y realizamos la devolución de dinero por $2.380, el cierre de caja se visualiza de la siguiente manera:

Figura 4. Visualización del cierre de caja.

El resumen de ventas, muestra todas las ventas realizadas durante el día con la forma de pago correspondiente, en nuestro caso una venta por $4.760 realizada en efectivo. Si vemos el detalle de las ventas mediante el ícono , podemos observar lo siguiente:

Figura 5. Detalle de las ventas por forma de pago.

Se muestra la venta con un pago en efectivo de $4.760 y la referencia de la nota de crédito.

Luego, se muestran todas las notas de crédito realizadas durante el día, en nuestro caso una nota de crédito por un total de $2.380.

Si vemos el detalle de las notas de crédito, haciendo clic en el ícono podemos observar lo siguiente:

Figura 6. Detalle de las notas de crédito.

Lo importante aquí es notar que la nota de crédito es de tipo corrección de monto con devolución de efectivo.

A continuación del resumen de ventas, se muestra el resumen de caja que muestra lo que en teoría debería existir en la caja respecto al efectivo.

Aquí tenemos una venta en efectivo por un total de $4.760 y además una nota de crédito con devolución de efectivo por $2.380, en el ítem "Nota de crédito con devolución efectivo" (¡esto es lo más importante! Ya que explícitamente le dijimos a relBase que esa nota de crédito devolvía efectivo).

Por lo tanto, en la caja de texto (tercera columna del resumen de caja) aparece como propuesto el valor que debería existir actualmente en la caja, en nuestro caso $2.380 ($4.760-$2.380).

Si ese valor es correcto, se deja tal cual o también puede modificarlo de acuerdo al dinero real que se encuentra en la caja al momento de realizar el cierre.

¿QUÉ OCURRE EN EL CIERRE DE CAJA CUANDO HAGO LA DEVOLUCIÓN TOTAL DE LA VENTA?

Cuando una venta es anulada mediante devolución (es decir, se devuelven todos los productos), ésta aparece en el cierre de caja con estado anulada. En el detalle, se puede ver de la siguiente manera:

Figura 7. Detalle de las ventas (venta anulada por devolución total de productos).

Y el detalle de las notas de crédito, se verá de la siguiente manera:

Figura 8. Detalle de las notas de crédito (nota de crédito de anulación con dev. de efectivo).

Lo importante aquí es notar que la nota de crédito es de tipo anulación con devolución de efectivo. Esto permite que en el resumen de caja, se pueda ver este monto reflejado en el ítem "Nota de crédito con devolución efectivo" (ver figura 4, sección "Resumen de caja").

 

Casos posibles

• ¿Qué ocurre si me olvidé de realizar la nota de crédito mediante devolución de efectivo y anulé parcialmente la venta con una nota de crédito de descuento convencional?
  • En este caso, ver el siguiente instructivo. 

• ¿Qué ocurre si anulé la venta totalmente, con una nota de crédito de anulación convencional, en vez de una nota de crédito de devolución?
  • En este caso, ver el siguiente instructivo.