¿Cómo trabajar con abonos de clientes?

Para agregar un abono de un cliente y luego utilizarlo como prepago de un documento, debe seguir los siguientes pasos:

Diríjase al módulo Clientes, busque el cliente deseado y en las acciones al costado derecho seleccione la opción Abonos, saldos y mov.

Figura 1. Menú para ingresar abonos al cliente.

Presione el botón verde ¿Desea crear uno? o si su cliente ya tiene abonos, presione el botón verde Nuevo. Se mostrará el siguiente formulario:

Figura 2. Formulario de un nuevo abono.

Donde debe ingresar los siguientes datos:

• Fecha: Corresponde a la fecha de realización del abono.
• Monto: Monto del abono.
• Forma de pago: Indica cómo fue pagado el abono; en efectivo, cheque, transferencia, etc.
• Comentarios: Cualquier observación referente al abono del cliente.

Una vez se encuentran estos datos ingresados, presionar el botón Guardar.

Al guardar el abono, se puede visualizar el comprobante y las opciones que se puede realizar sobre él:

• Enviar a correo electrónico.
• Ver el historial de envíos.
• Descargar el PDF.

También se puede agregar un nuevo abono, presionando el primer botón Nuevo:

Figura 3. Vista del abono creado.

Cuando el cliente tiene abonos, la opción Abonos, saldos y mov. se visualizará de la siguiente manera:

Figura 4. Listado de abonos del cliente.

Adicionalmente a los campos indicados en la figura 2, se muestran las columnas:

• Fecha: Se indica la fecha del abono y también un código propio generado automáticamente por relBase para identificar cada abono.
• Estado: Indica si el abono fue utilizado o no (Disponible / No disponible).
• Realizado por: Muestra el usuario que realiza el abono.
• Documento: Si el abono fue utilizado, muestra el documento al cual se encuentra asociado.

También se pueden filtrar los abonos por estado, fecha desde/hasta y por palabras clave desde el buscador.

¿Cómo utilizar los abonos?

Los abonos se encontrarán disponibles sólo cuando se realiza un documento desde el módulo Ventas y cuando se selecciona la opción Abono en el formulario de una factura o boleta (o también de una nota de venta si está configurada para estos fines). 

Figura 5. Tipos de pago del documento.

Cada vez que realice un documento que acepte pagos, ya sea una factura, boleta o nota de venta (visible en el módulo de recaudación) aparecerá como sugerencia el pago con abonos, mostrando los abonos disponibles del cliente:

Figura 6. Abonos disponibles del cliente seleccionado en el formulario de una boleta.

Aquí puede seleccionar la totalidad del monto abonado por el del cliente, haciendo clic sobre Agregar todo el monto (en el ejemplo, se abonarían los $25.000) o también puede seleccionar algunos pagos, en el caso que exista más de un abono ingresado, haciendo clic sobre el link seleccionar abonos:

Figura 7. Seleccionar abonos de clientes.

Cualquiera sea el caso, el cuadro de totales se verá de la siguiente forma:

Figura 8. Cuadro de totales al seleccionar abonos.

Donde:

• Abono seleccionado: Corresponde al total del abono seleccionado.
• Saldo pendiente de pago: Corresponde al monto pendiente por pagar, respecto al total del documento (total - abono).

Si el cliente seleccionado en el documento no tiene abonos ingresados, en el formulario aparecerá un botón para poder ingresar un abono desde la misma vista:

 Figura 9. Botón para crear abono al cliente desde el formulario de boletas.

Figura 10. Formulario para crear un nuevo abono desde el formulario de boletas.

 

¿Cómo se visualiza el abono?

Cuando el documento es creado, los abonos se crean como pagos, por lo tanto, serán visibles en el módulo Recaudación con el estado de pago Abonada. 

Figura 11. Módulo Recaudación

El abono se puede visualizar desde el historial de pagos, ícono carpeta al costado derecho del registro:

Figura 12. Historial de pagos del documento, visualizando los abonos.

Desde aquí se puede ver el código del abono asociado, para identificarlo.

* Si elimina el abono, entonces será liberado y podrá utilizarse en otro documento.

¿Cómo agregar abonos a un documento desde el módulo recaudación?

Desde el módulo de recaudación, también puede agregar abonos a una factura o boleta que se encuentre pendiente de pago. Para esto, ubique el documento en la recaudación y presione la opción  Realizar abono.

Figura 13. Opción Realizar abono módulo recaudación.

Figura 14. Agregar un abono de cliente en módulo Recaudación.

Cuando el cliente tiene abonos disponibles, entonces aparecerán dos pestañas Nuevo abono y Utilizar abonos disponibles. Al seleccionar la segunda pestaña, se listarán los abonos que podrá seleccionar como parte de pago al documento.

Si el cliente no tiene abonos disponibles, entonces sólo aparecerá el formulario para agregar un nuevo abono. Este nuevo abono (creado desde el módulo de recaudación), no queda asociado al cliente, por lo tanto, no se verá en el listado de saldos y movimientos, ya que es realizado posterior a la creación del documento.

¿Qué ocurre si realizo una nota de crédito a un documento que tiene abonos de un cliente?

Los abonos serán liberados, por lo tanto podrán ser utilizados nuevamente en otro documento.

Sin embargo, el detalle de los pagos realizados con los abonos se podrán seguir visualizando desde el módulo de recaudación y si desea eliminarlos completamente deberá realizarlo de forma manual. Esto, ya que es importante mantener los pagos en el caso que maneje cierre de caja.

 

¿Qué ocurre si realizo una guía de despacho desde una nota de venta que tenga abonos?

Los abonos serán liberados, por lo tanto podrán ser utilizados nuevamente en otro documento.

 

¿Qué ocurre si facturo o hago una boleta desde una nota de venta que tenga abonos?

Los abonos se traspasarán a la factura o boleta y serán gestionados por ese documento desde ese minuto.

¿Puedo agregar abonos al cliente genérico?

No. Los abonos se encuentran disponibles sólo para clientes creados en el módulo Clientes. Si se realiza una boleta sin seleccionar al cliente, entonces el documento no tendrá la posibilidad de seleccionar abonos.

¿Qué ocurre si selecciono un abono cuyo monto es mayor al total del documento?

En este caso, el último abono creado se divide, utilizando el monto original parcialmente y dejando el resto disponible. Por ejemplo, el total del documento es $15.000 y se selecciona un abono de $20.000. El abono de $20.000 se divide, utilizando completamente $15.000 (cubriendo el total del documento) y quedando $5.000 disponibles para poder ser utilizado. Por lo tanto, se crean dos nuevos abonos, uno de $15.000 (utilizado) y otro de $5.000 (disponible).