¿Cómo configurar Shopify en relBase?

Si requiere realizar boletas electrónicas desde Shopify, escríbanos a [e-mail] indicando que desea habilitar esta opción.

Lo primero es crear un producto llamado "Despacho" en relBase desde el menú "Configuraciones"->"Producto", presionar el botón verde Nuevo producto. Luego debe marcar el campo "El producto/servicio se encuentra afecto a IVA", desmarcar el campo "Controlar stock del producto" y "Considerar en el margen de ventas", ingresar en el campo categoría el valor "Sin categoría" y finalmente en precio neto el valor de 1, ya que el precio del despacho es variable según cada pedido. Guardar el producto.

Una vez tenga esta opción habilitada en su cuenta de relBase, diríjase a Configuración < Más opciones < menú lateral E-Commerce.

Si es primera vez que ingresa a esta opción presione ¿Desea configurar una nueva integración?. Ver figura 1.

Figura 1. Menú para agregar una nueva integración con e-commerce.

Aparecerá el formulario donde debe indicar los siguientes datos (por ejemplo, ver figura 2):

• Comercio: Seleccionar Shopify
• URL Tienda: Corresponde al nombre entregado por Shopify para su tienda, Ej: mitienda.shopify.com
• Clave API: Corresponde a la "Clave api" entregada por Shopify al momento de crear una aplicación privada en la tienda.
• Contraseña: Corresponde al "Token de acceso de la API del panel de control" entregada por Shopify al momento de crear una aplicación privada en la tienda.
• Secreto compartido: Corresponde a la "Clave secreta api" entregado por Shopify al momento de crear una aplicación privada en la tienda. Los secretos se utilizan para validar la integridad de los webhooks (notificaciones que emite la tienda cuando ocurre un evento, ej. pago de un pedido).
• Token webhooks: Corresponde al token que entrega Shopify para que relBase valide que efectivamente las notificaciones fueron realizadas por la tienda.
• Activo: Hacer clic en el check para activar la realización de boletas desde Shopify, de lo contrario, no se podrán realizar.

Sección Documentos

• ¿Qué tipo de documento desea emitir?: Es el documento electrónico que se va a generar asociado al pedido
• ¿A qué canal de venta desea asignar ventas?:  Es el canal de venta asociado al documento generado.
• ¿A qué vendedor desea asignar ventas?: Es el vendedor al cual asignaremos la venta.
• ¿Cuál es la forma de pago de los documentos?:  Es la forma de pago asociado al documento generado.
• ¿De qué bodega desea descontar stock?: Es la bodega donde se descontará stock al momento de emitir el documento.
• Incluir costo de envío en los documentos: Si se encuentra activo, se incluirá el costo del despacho (informado en el pedido web) en el documento emitido. Buscar el producto previamente creado llamado "Despacho".
• Generar documento en tamaño 80mm: Si se encuentra activo, el documento generado será en formato 80mm/58mm (impresora térmica) según la configuración general de la empresa, en caso contrario tamaño carta.
• Generar documento como pagado: Si se encuentra activo, el documento emitido quedará como pagado en el módulo de recaudación.
• Generar documento al recepcionar un pedido: Si se encuentra activo, al momento de recepcionar el pedido en relBase, se generará automáticamente el tipo documento seleccionado.
• Enviar documento generado al email cliente: Si se encuentra activo, al momento de generar el documento será enviado al email del cliente si es informado en el pedido web.

Sección Productos

• Mis productos son únicos por SKU (código): Si se encuentra activo, al momento de sincronizar los productos entre relBase y Shopify el SKU será el identificador único, en caso contrario tomará como único el SKU + Nombre del producto.
• Crear producto si no existe en relBase: Si se encuentra activo, se crearan los productos en relBase cuando no existan al realizar una sincronización de productos. 
• Omitir configuración de impuesto de Shopify: Si se encuentra activo entonces relBase omite la configuración de impuesto que se encuentra configurada en Shopify. De esta manera los precios informados en los productos los tomará como valores brutos (incluyen IVA) y el impuesto informado no será considerado en el total del documento emitido.
• Sincronizar precio y otros atributos: Si se encuentra activo, entonces cada vez que se guarde o cree un producto en Shopify, se actualizará el precio y otros atributos de ese producto en relBase. Dejar desactivado (OFF) si en relBase quiere administrar precios diferentes a Shopify.

Estas opciones se encuentran disponibles solo si la cuenta tiene activo el inventario y control de stock:

• Sincronizar stock con ventas: Si se encuentra activo, cada vez que se realice una venta desde relBase, se rebajará el stock del producto en Shopify. Esta opción sólo rebaja stock al realizar ventas.
• Sincronizar stock con nota de venta: Esta opción aparecerá sólo si en las configuraciones de la empresa se encuentra activa la opción de descontar stock con notas de venta. Permite sincronizar el stock de la nota de venta hacia Shopify de los productos que se encuentren sincronizados. Notar que se sincronizará en la bodega seleccionada en la nota de venta, si no se encuentra sincronizada con Shopify, entonces relBase no realizará ninguna acción.
• Sincronizar stock con ajuste de inventario: Esta opción permite realizar la sincronización del stock cuando se realiza un ingreso de inventario o consumo, de forma manual (no masivo). Notar que se sincronizará en la bodega seleccionada en el ajuste de inventario. Si esto no se encuentra sincronizado, entonces relBase no realizará ninguna acción.

Figura 2. Formulario de una nueva conexión a E-Commerce (Shopify) en relBase.

Luego de seleccionar e ingresar la información de la configuración,debe presionar el botón Guardar. Si la conexión fue exitosa con Shopify se desplegará al final del formulario la configuración de las bodegas con las sucursales creadas en Shopify. Cada sucursal debe ir relacionada con una sola bodega. Para ello seleccionar al bodega y presionar el botón Guardar.

Una vez configurada la conexión en relBase, asegúrese de tener también realizada la configuración en Shopify.

Sincronización de Productos:

Antes de sincronizar los productos deberá tener en consideración las siguientes recomendaciones:

• Todos los productos en Shopify deberán tener código SKU
• Los código SKU deberán ser únicos entre productos y variantes

1.- Luego de habilitar Shopify en relBase, deberá sincronizar los productos que se encuentren activos en el ECommerce. Si aún no ha ingresado ningún producto al catálogo de Shopify, entonces omitir este paso ya que serán creados y sincronizados automáticamente en relBase.

2.- Ir al menú Configuraciones < Más opciones < menú lateral E-Commerce, hacer clic en la opción Sincronizar productos con comercio electrónico

3.- Hacer clic en el botón azul "Verificar", este proceso puede demorar algunos minutos ya que entrega un resumen de los productos sin SKU y de aquellos donde se encuentran repetidos. Todos los productos marcados en rojo deben ser corregidos en Shopify antes de continuar con la sincronización.

4.- Una vez realizado el proceso de verificación y corregidos los errores detectados, deberá presionar el botón "Sincronizar". Este proceso comenzará a sincronizar todos los productos que actualmente existen en Shopify y los creará en relBase si no existen. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo del número de productos que existan en la tienda.

Los campos que se sincronizan del producto son: Nombre, precio neto, código de barra, estado.

5.- Luego podrá revisar manualmente la sincronización de cada producto, para ello ir al menú Configuraciones < Más opciones < menú lateral E-Commerce, hacer clic en la opción Sincronizar

Si es la primera vez en presionar el botón "Cargar productos", este proceso puede tardar varios minutos y será informado cuando finalice al correo electrónico del usuario conectado.

6.- Revisar los productos activos de Shopify y a qué producto se encuentra sincronizado en relBase. Si el producto sincronizado no es correcto, puede borrar la sincronización y seleccionar el producto correcto. Repetir este proceso por cada producto del listado. 

7.- Si al momento de realizar la sincronización de productos ocurre algún error, puede visualizar la descripción del error en el log de relBase, ubicado en Configuración < Más opciones < menú lateral E-Commerce Log. Ver figura 3.

Figura 3. Log de errores de E-Commerce.