Asociar nota de crédito a un documento recibido (Pago de proveedores)

El contexto de este artículo está relacionado con las compras que su empresa realiza y como gestionarlas de mejor forma al momento de realizar el pago a sus proveedores. Este artículo se divide en dos partes; la primera explica cómo se reciben los documentos tributarios mediante correo de intercambio ([e-mail]) y cómo actúa relBase al momento de recibir una nota de crédito asociada a una factura o boleta.

La segunda parte está orientada a cómo asociar una nota de crédito manualmente a una factura o boleta, cuando no es recibida mediante correo electrónico de intercambio o si la nota de crédito fue recibida antes que la factura.

Recepción nota de crédito mediante correo de intercambio

Si relBase recepciona una nota de crédito mediante correo de intercambio ([e-mail]), se rebajará automáticamente el monto indicado en la nota de crédito al total de la factura o boleta referenciada. Esto, ya que el documento recibido (archivo XML) contiene toda la información para poder realizar la rebaja correspondiente.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• La factura o boleta a la cual se aplicará la rebaja debe existir previamente en el sistema. Si ésta no existe, entonces no se realizará rebaja alguna.
• Si la factura o boleta se agrega posteriormente a la recepción de la nota de crédito, entonces puede realizar la asociación manualmente. Para esto, siga las instrucciones de la sección siguiente.

Si la rebaja fue realizada con éxito, entonces en el módulo de pago de proveedores (Compras -> Pago proveedores), aparecerá el total real a pagar a su proveedor.

Asociar manualmente una nota de crédito a una factura o boleta 

Para asociar una nota de crédito a un documento (factura o boleta de compra) diríjase a la opción Compras < Pago proveedores. 

Ubique la factura o boleta, luego presione la opción Enlazar nota de crédito recibida.

Se abrirá una nueva pantalla (ver imagen a continuación), donde aparecen los datos de la factura y también:

1. Un campo de texto para buscar por número de folio la nota de crédito que desea asociar. Tenga presente que siempre se buscan notas de crédito del mismo proveedor.
2. Opción para enlazar la nota de crédito al documento. 

Si desea asociar la nota de crédito encontrada, entonces presione el ícono indicado en el número 2 de la figura anterior .

De esta manera, al enlazar la nota de crédito al documento tenga presente lo siguiente:

• Si la nota de crédito es por el mismo monto que la factura/boleta, ésta quedará anulada y desaparecerá el módulo de pago a proveedores.
• Si la nota de crédito es por un monto menor al total del documento referenciado (un descuento), entonces la factura/boleta mostrará el total real que debe pagar a su proveedor (se aplica el descuento).

En este ejemplo, el total de la nota de crédito es igual al monto de la factura, por lo tanto corresponde a una anulación del documento y la factura desaparecerá del módulo de pago proveedores.

Desvincular una nota de crédito a una factura o boleta

Para quitar una nota de crédito a un documento, debe realizar los mismos pasos indicados en el enlace manual, descritos en la sección anterior.

Diríjase al módulo Compras < Pago proveedores y realice lo siguiente:

• Ubique la boleta o factura a la cual desea quitar la nota de crédito.
• Presione la opción "Enlazar nota de crédito recibida".
• Busque la nota de crédito que desea desvincular.
• Presione el ícono  Eliminar enlace a documento.
• Si la factura/boleta se encuentra actualmente anulada (es decir, anteriormente se asoció una nota de crédito del mismo monto), entonces en la opción  Compras < Pago proveedores, busque la factura/boleta por el estado Anulada, como se muestra en la siguiente imagen. Luego, siga los pasos anteriormente mencionados.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES 

• Si la nota de crédito es recibida mediante RCV (registro de compra venta), entonces relBase no rebajará monto a ningún documento, ya que este registro indica sólo totales y no referencias. Por lo tanto, no existe forma de saber a qué documento tributario aplica la rebaja.
• Si la nota de crédito es recibida mediante RCV (registro de compra venta), le recomendamos esperar hasta recepcionar la nota de crédito mediante intercambio de contribuyentes con su respectivo archivo XML ([e-mail]). Al momento de recibir la nota de crédito, ésta descontará automáticamente la factura asociada y no deberá enlazarla manualmente. (Lo anterior, siempre y cuando la factura/boleta referenciada exista en relBase).
• Si no recibe la nota de crédito (o cualquier documento) mediante intercambio de contribuyentes, entonces indique a su proveedor que envíe el archivo XML de la factura/boleta al correo electrónico [e-mail].