¿Cómo realizar un cierre de caja?

Para saber como realizar un cierre de caja, debe seguir los siguientes pasos: 

Lo primero que debe verificar es si tiene habilitado el módulo Punto de venta. Si aún no lo tiene, lo puede solicitar a [e-mail] (sujeto a plan contratado, disponible desde plan despegue en adelante).

1.- Luego, para realizar un cierre de caja diríjase al módulo Punto de venta y en el menú superior seleccione la opción Cierre de caja. 

Figura 1. Opción para acceder al cierre de caja.

2.- Podrá seleccionar la fecha del cierre de caja.

Por defecto, relBase permite realizar sólo un cierre de caja por día y por vendedor (si desea realizar un único cierre de caja por sucursal, debe cambiar la configuración de su empresa siguiendo los pasos indicados más adelante en la sección "CAMBIAR CONFIGURACIÓN CIERRE DE CAJA").

Figura 2. Selección de la fecha y vendedor para realizar el cierre de caja.

3.- Podrá ver el resumen de ventas.

Al seleccionar la fecha del cierre de caja, se mostrarán todas las ventas realizadas en el día y que tengan algún pago asociado (si realiza una venta a crédito, sin ningún pago, esta venta no se verá reflejada en el cierre de caja). Éstas ventas se agrupan por la forma de pago seleccionada al momento de realizarlas.

• Si realiza una factura o boleta por el módulo "Ventas", la forma de pago se verá al costado derecho del formulario:

Figura 3. Formulario de una factura/boleta realizada desde el módulo "Ventas", selección forma de pago.

• Si realiza una factura o boleta por el módulo "Punto de venta", la forma de pago podrá ser seleccionada al momento del pago, cuando se levanta la pantalla de confirmación:

Figura 4. Formulario de una factura/boleta realizada desde el módulo "Punto de ventas", selección forma de pago.

• Notar que si el cierre de caja es por vendedor, entonces se mostrarán solo las ventas realizadas por ese vendedor y que su pago haya sido en la fecha seleccionada.
• Si el cierre de caja es por sucursal, se muestran todas las ventas realizadas en el día independiente del vendedor y que su pago haya sido en la fecha seleccionada.

Por lo tanto, el resumen de ventas se verá de la siguiente manera:

Figura 5. Resumen de ventas del cierre de caja.

La primera columna del "Resumen de ventas" (ver figura 5) muestra las formas de pago que fueron aceptadas durante el día y, entre paréntesis, muestra la cantidad de ventas realizadas con cada forma de pago.

• Aquí se consideran todas las formas de pago creadas en su cuenta, las cuales se encuentran en Configuración < Más opciones < Formas de pago. Por ejemplo, red compra, tarjeta de crédito, notas de crédito de devolución, etc.
  • • Cuando aparece la opción Nota crédito devolución, quiere decir que una venta fue pagada con una nota de crédito (devolución) realizada previamente al cliente.
• Efectivo: Corresponde a las ventas que tienen como forma de pago de clasificación efectivo.
  • • Para saber qué formas de pago son de tipo efectivo ver columna "Clasificación ", desde Configuración < Más opciones < Formas de pago.

Figura 6. Formas de pago configuradas en la empresa.

• • • En este ejemplo, las formas de pago "Efectivo" y "Efectivo Transbank" son de clasificación efectivo, lo que significa que para el cierre de caja se consideran como tipo de pago efectivo y aparecerán agrupadas y sumadas en el ítem "Efectivo".
    • Por ejemplo, se realiza una venta por $1.000 seleccionando la forma de pago "Efectivo", luego, se realiza otra venta por $2.000 seleccionando la forma de pago "Efectivo Transbank". Por lo tanto en el resumen de ventas del cierre de caja, aparecerá como ítem "Efectivo", dos ventas por un total de $3.000 y podrá ver el detalle de ellas presionando el ícono .
• Abonos de clientes: Corresponde a los abonos realizados por los clientes (ver más detalle), que se encuentran libres, sin estar asociados a una venta o pagos a documentos.

La segunda columna del resumen de ventas (ver figura 5), muestra el total de dinero recaudado con esa forma de pago. Y la tercera columna, muestra el detalle de cada una de las ventas al cual puede acceder haciendo clic en el ícono

Figura 7. Detalle de cada forma de pago del resumen de ventas.

4.- Verá el resumen de caja se compone de lo siguiente:

Figura 8. Resumen de caja.

• Formas de pago de las ventas: Red compra, tarjeta de crédito, notas de crédito de devolución, etc. Cuando aparece la opción Nota crédito devolución, quiere decir que una venta fue pagada con una nota de crédito (devolución) realizada previamente al cliente.
• Efectivo: Correspondiente a las ventas que tienen como forma de pago de tipo efectivo.
• Saldo apertura: Corresponde a todos los movimientos que ingresan efectivo a la caja. Ver Cómo agregar movimientos de efectivo al cierre de caja.
• Retiro efectivo: Corresponde a todos los movimientos que retiran efectivo de la caja. Ver Cómo agregar movimientos de efectivo al cierre de caja.
• Nota de crédito: Cuando aparece esta descripción en el resumen de caja, quiere decir que se realizó una nota de crédito o devolución con retiro de efectivo de la caja.

En un costado podrá ingresar los valores en los cuadros de texto, correspondientes a las distintas formas de pago de las ventas. 

 

Figura 9. Caja cerrada con vista en resumen de caja.

IMPORTANTE 

• Notar que sólo se mostrarán las ventas que se encuentran pagadas y/o abonadas; ventas realizadas tanto por el punto de venta como del módulo de ventas que cumplan esta condición.
• Las ventas realizadas a crédito (que no contengan ningún pago), no se mostrarán.
• Las ventas anuladas, que no tengan devolución de efectivo, no se considerarán en el cierre de caja.
• Las ventas de pedidos web no se incluyen. 

Notar que se detallan todas las formas de pago con sus montos correspondientes, sin embargo, lo más importante del cierre de caja, es registrar el efectivo que se encuentra en la caja al momento de realizar el cierre. 

Por lo tanto, el monto total de efectivo es la sumatoria del dinero de las ventas realizadas con forma de pago efectivo más los saldos de apertura. A este monto, se le debe restar todos los retiros de efectivo realizados y las notas de crédito de devolución que se hayan realizado con efectivo.

Efectivo en caja = Ventas realizadas en efectivo + Saldos de apertura - Retiros de efectivo - Notas de crédito con devolución de efectivo

Este monto se refleja como sugerido en el campo de texto correspondiente al efectivo y la idea es completar este campo con el dinero que realmente se encuentre en caja.

En este ejemplo (ver figura 10), el efectivo teórico debería ser $52.602 (aplicando la fórmula anterior:

$68.602+$25.000-$15.000-$26.000). Si se cambia, el sistema indicará en rojo si existe alguna diferencia negativa y en verde si existe alguna diferencia positiva o ninguna diferencia.

En el siguiente ejemplo se ingresa un valor de $55.000 (tercera columna de la figura 10, caja de texto), por lo tanto, se muestra una diferencia positiva de $2.398 en el efectivo. 

Figura 10. Agregando valores reales en el resumen de caja.

Una vez se encuentra conforme con los datos ingresados, puede agregar una observación y finalmente cerrar la caja presionando el botón Cerrar caja.

Luego de cerrada la caja, puede imprimir un resumen presionando el botón Imprimir cierre de caja. 

Figura 11. Imprimir cierre de caja.

Si se realiza una venta luego de cerrar la caja, relBase le avisará que la caja está cerrada y si continúa con la venta, entonces la caja se abrirá para incluir esta nueva venta.

Figura 12. Mensaje de advertencia para abrir la caja cuando se realiza una nueva venta.

CAMBIAR CONFIGURACIÓN CIERRE DE CAJA

Como se mencionó anteriormente, el cierre de caja viene predeterminado para que se pueda realizar sólo uno por día y por vendedor.

Si su empresa tiene punto de venta, puede cambiar la configuración desde el menú Configuración < Más opciones < General, pestaña punto de venta.

Desde aquí puede seleccionar el tipo de cierre de caja:

• Por vendedor
• Por sucursal

También puede seleccionar el check Permite múltiples cierres de caja por día, en el caso que desee realizar cierres parciales durante el día y si trabaja con abonos de clientes, puede seleccionar el check Incluir abonos de clientes en cierre de caja para que aparezcan.

Figura 13. Configuración del cierre de caja.

 

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