Asociar documentos de referencia a clientes

Tal como se explica en el artículo Referencias asociadas al DTE, existen oportunidades en que la emisión de una factura o guía de despacho necesita una referencia a documentos específicos, por ejemplo, a una orden de compra.

Estas referencias se pueden agregar directamente en el formulario de una nueva factura o guía, pero también a través del cliente, cuando se selecciona.

Supongamos que tiene un cliente, que consume sus productos/servicios a través de una orden de compra de forma recurrente. Y supongamos también que esta orden de compra tiene una duración de 12 meses y cada mes debe cobrarle a su cliente referenciando a dicha orden de compra.

En este caso, se puede asociar al cliente dicha orden de compra para que cada vez que realice una factura, esa orden se encuentre referenciada.

Para realizar esto, diríjase al formulario de nuevo cliente (opción Clientes < Nuevo, o también al editar un cliente), seleccione el check Documentos a referenciar. Se desplegará una tabla donde debe seleccionar el tipo de documento, el folio de referencia, la fecha de referencia y una razón o comentario de la misma. Si necesita agregar más referencias, haga click sobre el botón verde Agregar referencia. Ver figura 1.

Figura 1. Formulario de cliente para agregar referencias a documentos.

Cuando cree o modifique al cliente, se mostrarán los documentos referenciados al costado izquierdo de su información. En este ejemplo, se agregaron dos referencias: una orden de compra y una nota de pedido. Ver figura 2.

Figura 2. Información de documentos de referencia del cliente.

Ahora, cada vez que seleccione al cliente al realizar una nueva factura, factura exenta o guía de despacho, los documentos quedarán referenciados y se mostrará un mensaje advirtiendo de esto: IMPORTANTE: Existen referencias a documentos".

Al hacer click sobre Agregar referencias, se pueden ver los documentos asociados al cliente. Ver figura 3.

Figura 3. Formulario de una nueva factura; vista de los documentos referenciados.

 Si desea eliminar alguna referencia, presione el botón  y luego Aceptar.

 

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