¿Cómo generar una Cotización?

Para saber como crear una cotización debe seguir los siguientes pasos: 

Para generar una cotización en relbase, diríjase al menú superior Ventas, luego al menú lateral Cotizaciones y presione el botón Nuevo. Ver figura 1.

Figura 1. Crear nueva cotización.

Se mostrará el formulario de la cotización, donde debe ingresar los datos correspondientes. Considere los siguientes datos obligatorios:

• Cliente
• Dirección
• Ciudad
• Comuna
• Folio (dato numérico consecutivo calculado automáticamente por relbase)
• Fecha creación
• Válida por (validez de la cotización en días)
• Productos
• Cantidad
• Precio neto

También encontrará una serie de datos que no son obligatorios, pero son para complementarios, los cuales son: 

• Contacto (contacto comercial agregado previamente al crear al cliente)
• Plazo de entrega
• Papel en impresora térmica (formato 80mm/58mm según configuración de la empresa)
• Precio incluye IVA (El precio del producto sera reflejado con IVA y permitirá asociar la cotización a Boletas o Notas de Venta de Boletas)
• Vendedor
• Forma de pago
• Moneda (se puede seleccionar entre UF o pesos)
• Observaciones de pago (Puede configurar un mensaje por defecto para todas las cotizaciones desde Configuraciones para empresa)
• Lista de precio (en el caso que trabaje con listas)
• Orden alfabético (Permite ordenar alfabéticamente los productos después de emitido el documento, lo cual puede comprobar al previsualizarlo)
• Descripción
• % Desc.
• Recargo

Para guardar la cotización, presione el botón Guardar. Ver figura 2.

Figura 2. Formulario cotización.

Luego de creada, se muestra el documento de la cotización con todos los datos de la empresa, del cliente y el detalle de los productos/servicios cotizados y con su respectiva imagen.

Además, desde esta vista puede enviar la cotización por correo electrónico a sus clientes, puede descargar el pdf generado y también puede ver el historial de envíos de correo electrónico asociado a esta cotización. Ver figura 3.

Figura 3. Documento de la cotización.

Cuando vuelva al menú principal de las cotizaciones, aparecerá la cotización recién creada en estado "Pendiente". Ver figura 4.

Figura 4. Listado de cotizaciones.

 

Flujos de emisión de documentos:

A continuación se describen los flujos de emisión entre los diferentes documentos de ventas:

• Cotización para Boleta Electrónica: Se debe marcar el check "Precio incluye IVA” en "ON" para no tener descuadres entre Cotización -> Nota de venta -> Boleta electrónica o Cotización -> Boleta electrónica.
• Cotización para Factura Electrónica: Se debe marca el check “Precio incluye IVA” en "OFF" para no tener descuadres entre Cotización -> Nota de venta -> Factura electrónica  o Cotización -> Factura electrónica. 

Temas relacionados

• Estados de una cotización
• Acciones sobre una cotización (La figura 4 muestra al costado derecho las acciones que pueden realizarse sobre una cotización) 

Consideraciones respecto a los productos con series y lotes:

- Solo se pueden vender unidades enteras (tanto para lotes y series), no granel. Por ejemplo, vender cantidad 0.5 no se permite.
- Cuando se vende un producto con serie, solo se puede vender por unidad (1). Si se desea vender otra serie en el mismo documento, entonces se debe ingresar otra fila, seleccionando el mismo producto, pero diferente serie.
- Cuando se vende un producto con lote, solo se puede vender el stock máximo disponible del lote. Por ejemplo, tengo un lote con 10 unidades y quiero vender 11 unidades de ese lote. El sistema no lo permitirá, por lo tanto, debe agregar ese lote y en una nueva fila, otro lote que tenga stock disponible (la unidad faltante) 

- Cuando se trabaja con listas de precios, los valores se transfieren a la guía de despacho, factura, boleta.